Fattura (Fornitore)

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Indice

Fattura (Fornitore)

Introduzione

Questa finestra consente di registrare e gestire le fatture di acquisto. Di solito, il team finanza è incaricato di gestire questa fase della catena, che solitamente viene dopo la prenotazione e la gestione di “Entrata Merci”. I fornitori potrebbero inviare le corrispondenti fatture di acquisto insieme alle bolle di consegna allegate alla merce, che implica che la fattura di acquisto può essere generata automaticamente dalla finestra “Entrata Merci”, ma potrebbe non essere così e quindi la fattura viene creata da zero nella finestra “Fattura (Fornitore)”.

Testata

Le fatture possono essere registrate e prenotate nella sezione ‘testata’ della finestra “Fattura (Fornitore)”. Essa permette di inserire i segg. dati:

  • Documento transazione: questo campo è popolato di default come ‘AP Invoice’, che significa fattura di acquisto; gli altri tipi di documento transazione selezionabili sono tipi di fatture inverse:
    • ‘AP Credit Memo’;
    • ‘Reversed Purchase Invoice’.
  • N. documento: può essere inserito manualmente se il numero di sequenza del documento associato al documento ‘AP Invoice’ è impostato per consentirci di farlo, altrimenti sarà fornito dal sistema come un numero di fattura di acquisto interno.
  • Data fattura: popolata come data del sistema.
  • Business Partner: deve essere selezionato un fornitore, o da una lista fornita o usando il “Business Partner selector”. Openbravo mostrerà solo quelli impostati come ‘venditore’.
  • Indirizzo Partner.
  • Listino Prezzi: collegato al business partner selezionato.
  • Data della contabilità: popolata come data della fattura.
  • Termini di pagamento: impostati per il B.P. selezionato.
  • Metodo di pagamento: impostato per il B.P. selezionato.
  • Descrizione: per inserire informazioni aggiuntive sulla fattura.
  • Supplier Reference: campo non-obbligatorio che può essere usato per inserire il numero di fattura del fornitore.

FatturaAcquisto.jpg

Una volta compilate le informazioni della testata, potete andare nella tabella “Righe” in modo da inserire le informazioni delle righe di fattura di acquisto. Nota: potete allegare una scannerizzazione della fattura originale. Se una fattura è completata, e quindi prenotata, la barra di stato della fattura aggiorna i segg. dati:

  • L’importo totale lordo;
  • L’importo totale netto;
  • La valuta;
  • Lo stato di pagamento (in questo caso impostato sul valore ‘No’)...

Inoltre viene creato un piano di pagamento per le fatture.

Contabilità

Per il team finanza il prossimo passo sarebbe Registrare la fattura prenotata, a meno che il processo di registrazione di fondo sia abilitato. La registrazione di una fattura di acquisto figura così:

Registrazione4.jpg

Se una fattura è registrata, il costo medio dell’articolo fatturato può essere aggiornato in modo appropriato in base ai prezzi per unità finali inclusi nella fattura:

  • Per aggiornare l’informazione, il team finanza deve eseguire il processo “Generare costo medio”, se applicabile.

Pagamento

Il team finanza può ottenere informazioni facilmente e pagare le fatture in scadenza nella finestra “Fattura (Fornitore). Le fatture in scadenza possono essere trovate usando il filtro-colonna “Pagamento Completo” nella finestra delle fatture:

  • Se la colonna Pagamento Completo è impostata su 'Si', Openbravo mostrerà tutte le fatture completamente pagate;
  • Se la colonna, invece, è impostata su 'No', Openbravo mostrerà le fatture non pagate:
    • C’è una sezione libera in ogni fattura di acquisto non pagata, chiamata “Monitor Pagamenti”, che aggiorna i pagamenti di una fattura in base agli importi attualmente pagati.

RigheFatturaAcquisto.jpg

Le fatture in scadenza possono essere pagate usando il tasto di processo “Aggiungi Pagamento”. Openbravo mostra una nuova finestra, chiamata “Aggiungi Pagamento Out”, dove tutti i pagamenti programmati delle fatture sono selezionati per dafault, quindi il campo ”Pagamenti Attesti Out” è impostato sull’importo totale della fattura e il tipo di transazione è impostato su ‘AP Invoice’, perché quello che sarà pagato è una fattura.

AddPaymentOut.jpg

La ragione per cui fare ciò, è perché Openbravo capisce che una fattura sarà pagata pienamente, ma questo potrebbe non essere il vostro caso:

  • Potreste deselezionare ogni pagamento nel caso in cui doveste effettuare un pagamento parziale o addirittura cambiare l’importo da pagare per uno specifico pagamento programmato. In quel caso, il campo “Pagamenti Attesti Out” sarà automaticamente aggiornato con un nuovo valore.

Una volta cliccato sul tasto “Processare”, viene mostrata un’altra finestra.

ProcessPaymentOut.jpg

Adesso possiamo:

  • Solo processare il pagamento; questa azione aggiornerà:
    • I pagamenti programmati come descritto:
  • Il campo “Importo pagato” mostrerà l’importo pagato;
  • Il campo “Importo rimanente” mostrerà la somma che rimane da pagare;
  • “Scadenza pagamento” mostrerà la data del pagamento;
  • “N. di pagamenti” sarà aggiornato a 1 o più, se in caso di pagamenti parziali.
    • Le informazioni della testata delle fatture di acquisto:
  • “Totale pagato”;
  • “Importo rimanente”;
  • “Giorni alla scadenza”;
  • “Importo dovuto”.
  • Oppure processarlo ed ottenerlo dal conto finanziario o dalla banca.

Annullamento

Potete annullare una fattura totalmente oppure parzialmente, per qualunque tipo di ragione. E’ possibile annullare totalmente una fattura usando il tasto “Riattivare” presente nella testata e poi l’azione ‘Annulla’; questa azione implica:

  • Openbravo genera automaticamente un nuovo documento inverso nella finestra “Fattura (Fornitore)” ed informa circa il numero di documento inverso creato. Questo nuovo documento viene creato così:
    • Il documento transazione usato da Openbravo è “Reversed Purchase Invoice”;
    • Questo documento è uguale all’originale ma con le quantità negative;
    • Possiamo cambiare sia la data della fattura che la data della contabilizzazione della fattura inversa prima di registrarla;
    • La tabella “Fatture Inverse” elenca la fattura originale che è stata invertita, così adesso sono collegate.

Infine, la fattura inversa viene pubblicata così:

Registrazione5.jpg

E’ possibile anche eliminare una fattura parzialmente:

  • Manualmente, creando documenti inversi disponibili nella finestra “Fattura (Fornitore)”:
    • ‘AP Credit Memo’;
    • ‘Reversed Purchase Invoice’.
  • Che inoltre devono essere connesse manualmente alla fattura originale nella tabella “Fatture Inverse”.

La registrazione ‘AP Credit Memo’ è uguale alla fattura inversa. La principale differenza tra i due tipo di fattura inversa è:

  • ‘AP Credit Memo’ ha una quantità positiva;
  • ‘Reversed Purchase Invoice’ ha una quantità negativa.

Raccomandiamo fortemente di usare la fattura inversa per annullare le fatture.

Righe

Una volta compilata e salvata la testata, ogni riga di fattura può essere registrata in questa tabella.

Le righe di fattura possono essere create in tre modi diversi:

  1. Manualmente, creando nuovi record nella tabella “Righe”:
    I campi da riempire sono:
    • Linea contabile: se selezionato, consente di inserire righe non relative ai prodotti, ma ad articoli in generale (Es. Fattura elettricità);
    • Conto: in caso di linea contabile, dovete selezionare un articolo del mastro contabile;
    • Prodotto: in caso di linea non contabile;
    • Quantità fatturata;
    • UdM;
    • Prezzo per unità del prodotto in base al listino prezzi selezionato;
    • Importo della riga = quantità * prezzo per unità;
    • IVA.
  2. Recuperando i dati da ordini o entrate merci sospese da fatturare: dovete usare il tasto “Creare righe da”. Openbravo mostra una nuova finestra che consente di selezionare ordini ed entrate e le corrispondenti righe in attesa di essere fatturate.
    Se, per esempio, selezionate un’entrata merci, Openbravo popolerà tutte le righe che devono essere fatturate, consentendovi di selezionare quelle che devono essere fatturate. Stessa cosa nel caso selezioniate ordini. Non è possibile aggiungere nuove righe o cambiare i dati nella finestra “Creare da fattura”.
    Tutti i cambiamenti dovranno essere fatti nella tabella “Righe”. Questa azione collega le nuove righe create alle righe ordine/entrata selezionate.
  3. Copiando le righe da fatture esistenti: dovete usare il tasto “Copiare righe”. Openbravo mostra una nuova finestra che vi consente di selezionare una fattura esistente e di copiare le sue righe nella nuova fattura di acquisto che state creando.
    Ci sono alcuni filtri che vi consentono di cercare le fatture da copiare:
    • N. Documento;
    • Business Partner;
    • Ecc…
      Una volta fatto, Openbravo informa circa il numero di righe copiate.

Riga Tassa

In questa tabella, Openbravo popola automaticamente l’informazione relativa alla riga tassa per ogni riga di fattura. Per ogni riga di fattura, la tabella ci dice:

  • Aliquota applicata;
  • Imponibile;
  • Importo della tassa calcolato.

Non è possibile creare manualmente una nuova riga o modificarne una esistente.

Tassa

In questa tabella vengono mostrate informazioni riassuntive relative alle tasse della fattura. Quindi, ci saranno tanti record quante aliquote usate. Ogni record mostra informazioni riassuntive circa:

  • L’imponibile per quell’aliquota;
  • L’importo della tassa per quell’aliquota.

E’ possibile aggiungere una riga per un’aliquota selezionata, inserendo:

  • O l’importo della tassa, così Openbravo calcola l’imponibile;
  • O l’imponibile, così Openbravo calcola l’importo della tassa.

Sconti

Elenca le informazioni circa gli sconti applicati automaticamente in base alla configurazione del fornitore e/o inseriti manualmente per la fattura.

Piano Pagamenti

E’ una lista dei pagamenti contro fattura previsiti. Elenca tanti pagamenti programmati quante date di scadenza configurate nei termini di pagamento associati alla fattura. Un Piano dei Pagamenti contiene le segg. informazioni:

  • Data di scadenza;
  • Metodo di pagamento;
  • Totale atteso;
  • Importo pagato;
  • Importo sospeso, rimasto da pagare;
  • Data ultimo pagamento;
  • Number of Payment Out;
  • Valuta.

Payment Out Details

Visualizza i dettagli dei pagamenti fatti contro fattura.

Reversed Invoices

Questa tabella permette di rivedere o collegare le fatture invertite o annullate. Le fatture possono essere invertite senza problemi, se richiesto. Se una fattura di acquisto è totalmente annullata:

  • Openbravo informa circa il numero di fattura inversa automaticamente creato;

InvertiFatturaAcquisto.jpg

  • La fattura originale annullata viene elencata nella tabella “Fatture Inverse” di “Fattura (Fornitore)”;

FatturaAcquistoInvertita.jpg

Se una fattura richiede di essere annullata parzialmente:

  • Dovreste aggiungerla manualmente nella tabella “Fatture Inverse” dei documenti ‘AP Credit Memo’ o ‘Reversed Purchase Invoice’ usati per annullare le fatture.

Tassi Di Cambio

In questa tabella possiamo inserire un tasso di cambio tra la ‘valuta transazione’ e lo ‘Schema Contabile dell’organizzazione’. Openbravo Multy-Currency consente di gestire diverse valute dentro un’organizzazione. Oggigiorno è molto comune per le aziende posizionate in un paese, fare affari con terzi risiedenti all’estero e, ancor più, è molto comune per le aziende avere il bisogno di gestire diversi schemi contabili in valute differenti. La situazione appena descritta implica il bisogno di gestire tassi di cambio tra le valute degli schemi contabili dell’azienda e la valuta del fornitore, da usare pubblicando la fattura. Openbravo ha un deposito centrale dove impostare ‘Valuta’ e ‘Tassi di cambio’ per un dato periodo, ma questa tabella permette di inserire:

  • O un tasso di cambio tra lo schema contabile e la valuta del fornitore;
  • O un importo in valuta straniera, pertanto Openbravo calcolerà il tasso di cambio corrispondente.
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